Ja, ik deed het ook
Jarenlang, terwijl ik dacht dat het allemaal best wel meeviel.
Multitasking
Dat is “tegelijk” werken aan diverse taken, zoals bijvoorbeeld:
- met je e-mailprogramma online, werken aan een plan, waardoor elke e-mail die binnenkomt jou afleidt van jouw plannenmakerij
- snel even dat telefoontje plegen, terwijl je een belangrijk gesprek voorbereidt
- toch luisteren naar dat spannende weekendavontuur van je collega, terwijl je dat projectverslag nog af moet maken.
Het blijft hopeloos inefficiënt.
Ben jij zo’n leider die verwacht dat anderen binnen enkele minuten antwoord moeten geven op je e-mails? Dan dwing je hen om voortdurend van taak te wisselen.
En hoppa de inefficiëncy creëer je zelf.
Ben je nog onbekend met het negatieve effect van multitasking?
Realiseer je dat de meeste ongelukken plaatsvinden wanneer mensen met twee of meer taken tegelijkertijd bezig zijn.
Bijvoorbeeld bellen, mailen of appen tijdens autorijden.
Alleen mogelijk voor een zeer beperkt aantal routinetaken
Zoals een professionele kok die heel wat potjes op het vuur heeft staan.
Het reflexbrein kan dit prima aan en de kok werkt als een automatische piloot.
Maar owéé er iets onverwachts gebeurt, dan is dat slimme multitasken abrupt afgelopen.
Net zoals jij tijdens autorijden een gesprek automatisch stopt wanneer zich een gevaarlijke of onbekende verkeerssituatie aandient.
Testje om je overtuigen
Theo Compernolle beschrijft in zijn boek “Zo haal je meer uit je brein” een interessante test.
Je hebt nodig: papier, pen en stopwatch.
De test bestaat uit twee eenvoudige taken.
In de eerste ronde ga je ‘singletasken’: je doet de eerste taak (A) en als je ermee klaar bent, doe je de tweede (B). Dus eerst A daarna B.
In de tweede ronde ga je ‘multitasken’: je wisselt de twee taken af. ABABAB…etc
Voor beide rondes houd je de tijd bij.
Eerste ronde: singletasking
- start de stopwatch.
- schrijf SINGLETASKING in blokletters
- geef vervolgens elke letter een volgnummer.
- stop de stopwatch en noteer de tijd.
Het resultaat ziet er als volgt uit:
Tweede ronde: multitasking
- start de stopwatch
- Schrijf MULTITASKING, één letter per keer, en geef elke letter meteen een volgnummer. Dus: schrijf M, geef de M volgnummer 1, schrijf U, geef de U nummer 2, schrijf L, geef de L nummer 3 enzovoort.
- stop de stopwatch en noteer de tijd
Het resultaat ziet er als volgt uit:
Je zult ervaren dat multitasking gemiddeld 30 à 50% langer duurt.
In teams blijkt dat meer dan 30% van de teamleden fouten maakt bij multitasken.
Iedereen voelt zich bovendien meer gestrest.
Wat betekent dit?
Beeld je nu eens in wat er verloren gaat in het zwarte gat van multitasking als je voortdurend tussen verschillende taken heen en weer schakelt.
En dan niet tussen twee supereenvoudige taken, maar tussen niet-routinematige, complexe opdrachten enerzijds en tientallen taken en klussen anderzijds.
Het is doodjammer om te zien hoeveel efficiëntie, productiviteit en creativiteit verloren gaan.
Hoe dan wel?
Tip 1: Vermijd multitasking
Laat medewerkers aan één taak of project tegelijkertijd werken.
Komen er toch regelmatig onverwachte situaties voor in jouw werkomgeving, introduceer dan een zogenaamde “vliegende keep” of “vlinder” die plotseling opkomende taken overneemt van het zittend personeel.
Tip 2: Elimineer zoveel mogelijk afleiding tijdens belangrijke taken
- werk met effectieve signalering: medewerkers die in een bepaalde ruimte zijn of op een bepaalde kleur stoel zitten mogen niet gestoord worden.
- medewerkers zijn gemachtigd voor zichzelf op te komen om ongewenste onderbrekingen te ontmoedigen.
- ga offline