Wat doe jij met dat ongeplande uurtje?
Soms heb je tijd geblokkeerd die plotseling vrijkomt.
Dat is soms vervelend, omdat een afspraak die je belangrijk vond dan niet doorgaat.
Aan de andere kant ook lekker.
Eindelijk tijd voor dat ene klusje.
Een mooi moment voor dat een belangrijk privégesprek.
Hoe kun je deze “plotseling vrijgekomen tijd” zo efficiënt mogelijk besteden?
Toen het mij laatst overkwam heb ik het zo aangepakt.
Ik overwoog mijn mogelijkheden: ik zat op een externe locatie, had geen laptop bij me, maar wel mijn telefoon en mijn GTD-map.
De afgelopen maanden werkte ik volgens Getting-Things-Done-methode van David Allen.
Ik maakte een overzicht:
- wat ik allemaal wil doen
- wat anderen van mij verwachten
- lopende projecten
- privézaken
De Getting-Things-Done methode
- inventariseer je taken, projecten en dingen die je nog wilt doen.
- maak een indeling naar urgentie:
- welke dingen pak je direct aan
- welke zaken plan je in je agenda
- welke ga je ooit of zelf nooit meer doen.
- doe 2 minuten acties meteen – als het meer tijd kost, plan het dan in
- de categorie “ooit/nooit” is voor alle plannen die pas over één maand of later starten
- kijk af en toe op deze lijst
- streep door wat je nooit meer gaat doen
- dit schoont je lijst en je hoofd lekker op
- inventariseer welke hulpmiddelen je nodig hebt
- bedenk hoeveel tijd je hebt:
- wees reëel
- kies een actie die je meteen helemaal af kunt ronden
- ga na hoeveel en welke soort energie je hebt voor:
- telefoontjes
- planning bijwerken
- moeilijke gesprekken
- nadenken over de lange termijn
- een wandeling om je hoofd leeg te maken…
Als jij weer eens in een situatie komt waarin je “plotseling ongeplande tijd” hebt, kun je het zo aanpakken.
Overweeg de situatie (1) waarin je zit; de locatie, hulpmiddelen en informatie die je tot je beschikking hebt, stel vast hoeveel tijd (2) je hebt.
Bedenk bovendien hoeveel en welke soort energie (3) je op dat moment hebt.
Als je die drie zaken inventariseert, stel je jezelf de centrale vraag: “Wat is het belangrijkste dat ik nu kan doen?”.